In het eerste deel van deze contentserie heb ik gerefereerd naar het gebruik van Power Query. In het verlengde van deze tool ligt Power BI. Dit is een business analytics service, verleend door Microsoft. Om de kracht van de technologieën binnen stuurinformatie helder te maken, zal ik wat verder inzoomen op Power BI. Dit is een praktisch voorbeeld van hoe de wereld van stuurinformatie een belangrijke slag heeft gemaakt.

Als consultant kan je een cruciale rol spelen als het aankomt op de implementatie van Power BI bij een bedrijf. Zo heb ik er binnen mijn huidige opdracht veel tijd ingestoken om dit te bewerkstelligen.

Power BI is een datavisualisatie tool, waarmee je hele gave en vernieuwde weergaven kunt doen van je bedrijfsdata. Ook hier begint het allemaal bij digitaliseren. Zolang je niet al je financiële gegevens in een systeem hebt staan, krijg je met Power BI niet het resultaat dat je wilt. Om dit te kunnen realiseren heb je Power Query nodig. Power Query omvat het traject van automatiseren, nadat de informatie is gedigitaliseerd en gestandaardiseerd.

Het volgen van de volgende vijf stappen is cruciaal:

1. Zoeken naar gegevensbronnen
2. Verbinden van gegevensbronnen
3. Transformeren van gegevens
4. Combineren van gegevens
5. Delen van de nieuwe gegevens

Over de technische inrichting kan een hele blog geschreven worden. Mijn advies is om je in te lezen en vooral te proberen. Je leert door fouten te maken en te achterhalen hoe je deze op kunt lossen. Power BI is een verdere verdieping op het automatiseren. Het zit tussen stap vier en vijf in. Het gaat echter niet om het creëren van data, maar het visualiseren van data. Het is een self-service tool, waardoor je met beperkte training al mooie resultaten kunt bereiken.

Wil je bijvoorbeeld een grafiek weergeven met de ontwikkeling van de verkoopcijfers? Dan kan je een gave visualisatie creëren. De gebruiker kan daarin aangeven voor welke producten, binnen welke regio en binnen welke periode hij of zij de cijfers wil zien. De overkoepelende term hiervoor is ‘Dashboards’.

Voordelen van Power BI

Maar wat levert het visualiseren van data binnen Power BI op, kijkend naar stuurinformatie? Concreet heeft het vanuit drie kanten impact:

• Flexibiliteit in keuze van type data
• Actualiteit van de data
• Beschikbaarheid van de data

Flexibiliteit in keuze van type data

Voor het management van een grote multinational als Johnson & Johnson is het cruciaal dat data tijdig aanwezig is. Dit om negatieve gevolgen op het gebied van volksgezondheid tegen te gaan.

Neem als voorbeeld de voorraad aan COVID-19 vaccinaties. Aan dit traject zit een heel voortraject gekoppeld. Hebben we voldoende materialen? Is het logistieke traject correct ingericht? Is er voldoende opslagruimte om de kwaliteit van de vaccinaties te kunnen waarborgen? De soort data die beschikbaar moet zijn, verschilt per moment. Het kan zelf zo zijn dat tijdens een meeting bepaalde stuurinformatie nodig is, waar voorafgaand aan de meeting niet over is nagedacht. Op zulke momenten moeten soms de meest belangrijke beslissingen genomen worden, waarbij data de basis vormt voor de keuze.

Wat je in de oude situatie ziet waarin Power BI niet wordt ingezet om stuurinformatie boven water te halen, is dat er een keuze wordt gemaakt uit twee opties:

• Er wordt nog snel data bij elkaar verzameld om tot een antwoord te komen. Dit wordt lastiger bij complexere data rapportages. Er kunnen keuzes worden gemaakt op basis van irrelevante data.
• Er wordt een aanvullende meeting ingepland, om ontbrekende data m.b.t. een belangrijke beslissing  aan te vullen.  Dit kan vertragend werken.

Aan beide keuzes zitten nadelen verbonden. Hoe kan je dit ondervangen? Het antwoord is simpel: maak gebruik van nieuwe technologieën, waaronder Power BI.  Met deze tooling kun je ‘gewoon’ direct de informatie opvragen die je zoekt.

Power BI heeft als voordeel dat dit relatief makkelijk naar eigen inzicht ingebouwd kan worden, zolang de basis maar goed is. Deze basis heb ik in het eerste en tweede deel van deze contentserie benadrukt. Zodra die basis aanwezig is, kunnen m.b.v. functionaliteiten datavisualisaties gecreëerd worden die op dat moment cruciaal zijn.

Wil je de focus leggen op vergelijkingen? Dan selecteer je de parameters die daarvoor relevant zijn. Een ander persoon wil wellicht meer details zien om een gedegen beslissing te kunnen nemen. Dit is geen probleem. Met de aanpassing van de parameters krijgt hij te zien wat zichtbaar moet zijn. Kennis van de codering is hierbij niet nodig. Direct gevolg is dat er veel sneller beslissingen genomen kunnen worden. Bovendien is de afhankelijkheid van anderen een stuk lager.

Actualiteit van data

Een tweede veelvoorkomend probleem is dat datarapportage niet altijd up-to-date is. Op het moment dat een rapport of data-analyse wordt opgemaakt, wordt gekeken naar de data die op dat moment beschikbaar is. Wat als de meeting waarin de data besproken wordt, pas de dag daarop plaatsvindt? De situatie kan op dat moment weer totaal anders zijn.

Power BI is een geautomatiseerd traject waardoor de afhankelijkheid van de mens wordt beperkt. Door robotisering toe te passen kan je een nog grotere stap zetten naar actuele en persoonsafhankelijke info. Ik laat deze laatste stap even rechts liggen.

Als we puur op Power BI focussen, dan bepalen de regels die je in Power BI meegeeft, hoe vaak en op welk moment er een update van de data plaatsvindt. Dit kan eenmaal per week zijn, maar ook meerdere keren op een dag. Dit laatste is real-time data. Het is zelfs mogelijk om de data tijdens de meeting te updaten. Zo kan je altijd de meest actuele details presenteren. De gebruiker bepaalt uiteindelijk de norm.

Beschikbaarheid van data

Het aantal devices waarmee we te maken hebben wordt steeds groter. Denk hierbij aan laptops, telefoons, tablets, etc. Nu is de standaard dat de laptop de benodigde zakelijke informatie moet weergeven. En dat terwijl we vaker een telefoon bij ons hebben dan een laptop.

De meeste beschikbare tools zijn beperkt als het aankomt op het visualiseren van details op je telefoon. Dit is een ander verhaal bij Power BI. De visualisaties die via Power BI worden gecreëerd, zijn perfect zichtbaar op telefoons. Dit biedt als voordeel dat iemand, zonder gebruik te hoeven maken van een laptop, details zichtbaar kan maken aan de persoon die hierom vraagt. Beslissingen kunnen hierdoor sneller gemaakt worden en je bent beter in control.

Samenvattend kan de huidige technologie ervoor zorgen dat persoonsgerichte en altijd up-to-date informatie gecreëerd en zichtbaar gemaakt kan worden. Hierdoor wordt het maken van cruciale beslissingen makkelijker, completer en beter te onderbouwen.

Welke rol kan de consultant hierbij spelen? Het vergt tijd en enige mate van kennis om Power BI op een juiste en complete manier te implementeren binnen een bedrijf. Daarbij is een gedegen aanpak en beschrijving van het traject cruciaal. Een consultant kan de rol van coördinator, initiator of adviseur bekleden om de financiële afdeling technologisch vooruit te helpen. Welke rol kies jij? Hoe zou jij Power BI inzetten bij jouw organisatie?

Over de schrijver van deze blog

Gedurende zijn studie Bedrijfseconomie ging Kevin Knaapen tien jaar geleden bij BAS Consultancy aan de slag. Hij werkt op projectbasis bij allerlei opdrachtgevers als Finance Consultant. Via een aantal mooie tussenstappen is hij doorgegroeid naar de rol van Interim Finance manager binnen één van de ontwikkelaars van een COVID-19 vaccin, Johnson & Johnson. Een functie waarin hij zichzelf niet alleen kan ontwikkelen door het volgen van trainingen bij Creating Insights (het opleidingsinstituut voor financials), maar waar ook duidelijk naar voren komt dat zijn kennis over technologie een grote meerwaarde heeft voor de klant.