Van gevaar naar een kans

Vraag jij jezelf wel eens af hoe je baan, je afdeling, of de branche waarin je werkt er over 15 jaar uitziet? Niemand kan hierop een exact antwoord geven. Wel zijn er een aantal zaken waarvan we redelijkerwijs mogen uitgaan dat deze gaan plaatsvinden. De technologische ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op. Denk aan Cloud computing, softwareprogramma’s en e-facturatie. Misschien heb je zelf al met een aantal van deze zaken te maken gehad, of verwacht je hier binnenkort mee te maken te krijgen.

Iets wat vaak door mijn hoofd schiet is hoe de rol van een financial er over 10 tot 20 jaar uit zal zien. Wat wordt er in 2035 van mij verwacht? Waar liggen voor mij kansen? Hoe moet ik mij hierop voorbereiden? Ondanks dat ik zelf nog veel vragen heb, is mijn boodschap: zie de ontwikkelingen niet als gevaar, maar juist als een kans!

‘Wijsheid is weten, erkennen, aanvaarden en veranderen’

Voorbereiding is key

Jezelf voorbereiden op de toekomst is the key to succes. Dit kun je doen door het volgen van trainingen, door voor jezelf te bepalen waar mogelijkheden liggen, en door je werk nu al anders in te richten. Bij dit laatste volg ik altijd vier stappen: digitaliseren, standaardiseren, automatiseren en robotiseren. Ik zal de begrippen nader toelichten.

‘Succes is altijd afhankelijk van een nauwkeurige voorbereiding en zonder die voorbereiding is falen een feit (Confucius, 551 v.C. – 479 v.C.)‘

Stap 1 – Digitalisering

Het start allemaal met digitaliseren. Kijkend vanuit een Finance-oogpunt is dit bijvoorbeeld het overstappen van een manueel archief naar een digitaal archief. Of een ander voorbeeld: een berekening die niet meer met een rekenmachine en stukje papier gedaan wordt, maar direct in Excel.

De hele bundel aan informatie die je op een elektronisch apparaat beheert, wordt digitale informatie genoemd. Het grote voordeel van digitale informatie is dat het gemakkelijk overgedragen kan worden zonder dat gegevens verloren gaan. De overdracht van digitale informatie valt onder de digitalisering van het proces.

Heb jij binnen jouw rol nog veel niet-gedigitaliseerde trajecten? Zelf merk ik dat op het moment dat een organisatie nog een hard copy archief heeft, dit slechts een deel van het totale archief is. Vaak wordt er zowel een hard copy als een digitaal archief bijgehouden. Zonde, want een investering in digitalisering levert je later veel winst op.

Stap 2 – Standaardisering

Zodra de digitalisering is afgerond, kan worden nagegaan of dezelfde taak elke keer op dezelfde wijze en op hetzelfde moment wordt uitgevoerd. Dit staat beter bekend als standaardiseren.

Laten we het volgende voorbeeld nemen: een rapport dat elke maand opgemaakt dient te worden.  Hoe vaak zie je niet dat de lay-out, benaming, structuur, etc. per maand verschilt. Voor de ontvanger is dit niet ideaal en het zorgt bovendien voor veel vertraging en verwarring tijdens een overdracht. Het is voor iemand anders veel makkelijker om zaken over te nemen op het moment dat het traject altijd hetzelfde is. Tevens voorkom je fouten en kun je veel kritischer kijken waar zaken verbeterd of efficiënter gemaakt kunnen worden.

Pak dus eens een terugkomend traject erbij en ga voor jezelf na of je dit altijd hetzelfde doet. Mocht dit niet het geval zijn, bepaal dan voor jezelf wat je als basis wilt aanhouden en creëer hieromheen een standaard. Deze standaard kun je concreet maken door een template op te maken, inclusief uitleg over hoe de template gebruikt kan worden.

Je kunt pas voor een bepaald traject naar de volgende stap zodra de standaardisatie is doorgevoerd. Mijn advies is: begin bij standaardiseren met kleine en simpele trajecten en bouw dat verder uit door meer complexe en tijdrovende trajecten op te pakken.

Stap 3 – Automatisering

Je hebt veel tijd gestoken in het digitaliseren en vanuit daar ben je gaan standaardiseren. Dit zijn mooie stappen, maar we zijn er nog niet. Een nieuwe uitdaging is om zaken te automatiseren. Maar waar begin je?

Mijn advies is te beginnen op het niveau waar jij je comfortabel bij voelt. Duik dus niet direct de Power Query wereld in als je skills binnen Excel nog beperkt zijn. Ga ook niet de meest complexe trajecten automatiseren als daar geen tijd voor beschikbaar is. Begin met simpele trajecten die tot quick wins leiden. Hiermee bouw je ervaring op en kan je je eigen werkwijze creëren. Een simpele pivot tabel in plaats van een tabel waarbij je met een =sum formule de totalen bepaalt. Het klinkt heel simpel, maar hiermee begint het wel.

Ik wil hiermee niet zeggen dat je een complexere uitdaging uit de weg moet gaan. Probeer altijd een gezonde verhouding te vinden tussen de tijd die je investeert om iets te automatiseren en de tijd die het uiteindelijk bespaart.

De wereld van de Power Query is een hele interessante, maar zeker ook een complexe. Je kunt helemaal verdwaald raken in de verschillende regels, maar je kunt er ook hele gave dingen mee creëren, waarmee je minuten, uren en soms dagen aan werk bespaart. Neem eens een kijkje, maar doe het wel stap voor stap.  Ik noem dit als voorbeeld, omdat het bij Power Query cruciaal is dat de stappen digitalisering en standaardisering zijn doorgevoerd. Uiteindelijk is en blijft het je doel om tijd te besparen, die je kunt investeren in zaken die je werk echt interessant maken. 

Stap 4 – Robotisering

Een traject dat sinds een aantal jaar een opmars maakt en door veel mensen, waaronder financials, als het grootste ‘gevaar’ wordt gezien is robotisering.

Als vijf jaar geleden over robotisering werd gesproken, dan was het eerste beeld dat naar voren kwam een robot die fysiek over een afdeling loopt om standaard taken uit te voeren. Een mooi voorbeeld is de zorgrobot.

Het woord robotisering heeft binnen de Finance-wereld een veel bredere betekenis. Het gaat hier niet om een fysieke robot, maar een systeemtechnische inrichting, waarbij jij niet langer manueel de taken uitvoert, maar het met één druk op de knop voor jou wordt gedaan. Hierbij gaat het vooral om repeterende taken.

De omschakeling van alles zelf doen, naar het door iemand laten doen, is waar ook de meeste zorgen ontstaan. Dit betekent echter niet dat het werk van een financial verdwijnt. Het verandert wel. In plaats van een verwerker, wordt iemand analyst. Iemand die normaal gesproken de rapportages prepareert en aanlevert, zal nu de kwaliteit van het proces moeten waarborgen, verdere analyses moeten uitvoeren en interpretaties moeten geven van cijfers.

De rol van de financial wordt dus een stuk complexer en uitdagender. Hier is bijscholing of omscholing nodig, maar we hebben nog voldoende tijd om ons hierop voor te bereiden. Zolang we ons er maar bewust van zijn dat de verandering gaat komen.

In de volgende blog leggen we uit waarom snelle stuurinformatie d.m.v. technologie van levensbelang is in sommige sectoren.

Over de schrijver van deze blog

Gedurende zijn studie Bedrijfseconomie ging Kevin Knaapen tien jaar geleden bij BAS Consultancy aan de slag. Hij werkt op projectbasis bij allerlei opdrachtgevers als Finance Consultant. Via een aantal mooie tussenstappen is hij doorgegroeid naar de rol van Interim Finance manager binnen één van de ontwikkelaars van een COVID-19 vaccin, Johnson & Johnson. Een functie waarin hij zichzelf niet alleen kan ontwikkelen door het volgen van trainingen bij Creating Insights (het opleidingsinstituut voor financials), maar waar ook duidelijk naar voren komt dat zijn kennis over technologie een grote meerwaarde heeft voor de klant.