Btw in de zorgsector: waarom is het zo belangrijk om de nuances te kennen?

Btw en zorg: op het eerste gezicht lijken deze twee zaken weinig met elkaar gemeen te hebben. Toch zien we in de praktijk dat fiscale vraagstukken rondom btw een steeds grotere rol spelen bij GGZ- en VVT-organisaties. De regelgeving is complex, afhankelijk van de precieze diensten en contractvormen, wat grote financiële gevolgen heeft als zaken niet goed worden ingericht en de kennis hierover ontbreekt binnen de organisatie.

Zoveel meer dan alleen vrijstellingen

Zorginstellingen zijn in de basis vaak vrijgesteld van btw, maar zodra er activiteiten plaatsvinden die buiten de kernzorg vallen, komt btw alsnog om de hoek kijken. Samenwerkingen tussen instellingen, detachering van personeel of het doorbelasten van kosten zijn veelvoorkomende voorbeelden.

“Wat je vaak ziet”, zegt Ronny Kalloe, bedrijfsfiscalist bij onder andere het Haaglanden Medisch Centrum en het Amsterdam UMC, “is dat zorginstellingen zich niet altijd bewust zijn van de btw-gevolgen. Zodra er transacties of samenwerkingen plaatsvinden, ontstaat er een verplichting om btw te heffen of juist aftrek te claimen. Dat vraagt om specialistische kennis die in de basis vaak ontbreekt binnen de organisatie.”

Praktijkvoorbeelden

Voormalig BAS-consultant Ronny Kalloe ziet in zijn dagelijkse praktijk waar zorginstellingen tegenaan lopen. Enkele veelvoorkomende situaties zijn:

• Detachering van personeel
  Het uitlenen van zorgpersoneel is in principe btw-belast, tenzij aan strikte voorwaarden wordt voldaan. Een juiste detacheringsovereenkomst en toetsing aan gestelde voorwaarden zorgt ervoor dat instellingen personeel flexibeler kunnen uitwisselen zonder btw-druk;

• Pro rata-aftrek van btw
  Bij gemengde prestaties, zowel btw-vrijgestelde als btw-belaste activiteiten, is de administratie vaak niet goed ingericht. Hierdoor wordt te weinig btw in aftrek gebracht, terwijl instellingen soms met terugwerkende kracht nog aanzienlijke bedragen kunnen terugvorderen;

• Samenwerkingsverbanden en subsidies
  In trajecten als het Integraal Zorgakkoord (IZA) worden middelen verdeeld onder meerdere instellingen. Wie ontvangt, wordt doorbelast en levert welke dienst? Als dit niet vooraf contractueel en fiscaal wordt vastgelegd, kan zomaar 21% van de subsidie verloren gaan;

• Doorbelasting van kosten
  Stel organisaties schaffen gezamenlijk software aan. Eén partij betaalt en moet doorbelasten aan de andere instellingen, dan moet het wel duidelijk zijn of hier btw over beschuldigd is. Zonder de juiste afspraken ontstaat er fiscale onzekerheid en daar wil je als zorgorganisatie van wegblijven.

Sterke basis en continuïteit

Btw-beheersing begint bij een administratie die goed is ingericht: kostenlabeling, pro rata-toerekening en checks & balances vanaf de start. Daarnaast is het slim om continuïteit in te kopen in plaats van adhoc naar de grote kantoren te stappen. Met een parttime bedrijfsfiscalist houd je de fiscale monitoring op orde, heb je een vast aanspreekpunt en blijft externe borging altijd mogelijk. Dit geeft rust binnen de organisatie.

Vroegtijdig advies is belangrijk

Veel organisaties signaleren btw-risico’s pas wanneer de Belastingdienst meekijkt of een controle instelt. Dat is vaak te laat. Een proactieve inrichting van de administratie, en het tijdig doorlichten van contracten en processen, voorkomt onaangename verrassingen.

Volgens Kalloe is dit cruciaal: “De Belastingdienst attendeert instellingen daarnaast niet op btw-voordelen die ze laten liggen. Het initiatief moet bij de organisatie zelf liggen. Door tijdig inzicht te creëren, beperken zorginstellingen btw-risico’s én behalen ze mogelijkerwijs cashvoordelen.”

Waarom BAS?

Btw in de zorg is een niche, zelfs bij grote kantoren. BAS Consultancy heeft door jarenlange ervaring in de GGZ- en VVT-sector diepgaande kennis opgebouwd van deze specifieke vraagstukken. Onze consultants combineren fiscale expertise met een scherp oog voor de praktijk: we helpen organisaties niet alleen risico's te beperken, maar ook kansen te benutten.

Hoewel het een randonderwerp lijkt, is de impact groot. Van gemiste aftrek tot onverwachte heffingen: zonder goed overzicht verliezen organisaties grip op hun financiële positie. Met de juiste kennis en begeleiding is dat te voorkomen.

Wilt u weten hoe btw-vrijstellingen of -afdrachten voor uw organisatie uitpakken? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek met ons team.