In mijn vorige blog ‘Pak de kansen van technologie als financial’ heb ik de vier essentiële stappen voor technologisch succes binnen Finance toegelicht. Nu duiken we dieper in op de praktijk.

De praktijk

Ik heb op dit moment het voorrecht om een schakel te kunnen zijn binnen de ontwikkeling van het COVID-19 vaccin, bij Johnson & Johnson. Daarbij houd ik mij bezig met de inrichting van de financiële trajecten. De afgelopen jaren zijn we als afdeling druk bezig geweest om automatiseren, standaardiseren, digitaliseren en robotiseren naar een hoger niveau te tillen. Met succes! Processen zijn aangepakt, optimalisaties zijn doorgevoerd en tijd is vrijgemaakt om ons bezig te houden met hetgeen waar het echt om draait: data-analyse, data interpretatie en kwaliteitswaarborging.

Het geeft energie om te zien wat het ons oplevert en hoe steeds meer collega’s enthousiast raken om ermee aan de slag te gaan. Het vergroten van het draagvlak en de voordelen die het heeft opgeleverd, heeft voor mij steeds duidelijker gemaakt dat we deze transitie niet als gevaar moeten zien, maar juist als een kans om onszelf verder te ontplooien en te doen waar we echt goed in zijn. Namelijk het analyseren en vertalen van data i.p.v. het creëren van data.

‘Ik snap niet waarom mensen bang zijn voor nieuwe ideeën. Ik ben juist bang voor de oude.’

Van hard-copy naar digitaal

Een concreet voorbeeld waar ik alle vier de stappen (digitaliseren, standaardiseren, automatiseren, robotiseren) voorbij heb zien komen is het verwerkingsproces van de journaalposten.

Nog geen drie jaar geleden werden bij ons alle journaalposten in binders gearchiveerd. Meterslange archiefkasten stonden vol met blauwe binders met daarin dikke stapels documentatie. Eenmaal per kwartaal werden deze binders bekeken door de Finance manager en waar nodig werd documentatie afgetekend. Na het afronden van de jaarrekening werden de binders verplaatst naar een extern archief, om hopelijk voor altijd daar te blijven.

Natuurlijk gebeurde dat niet altijd. Het kwam regelmatig voor dat zo’n opgeborgen document nodig was voor een project of een onderzoek. De archieflijsten werden erbij gepakt. Er werd contact opgenomen met het externe archief. Dagen of zelfs weken later ontvingen we de binder. Dat bleek dan een onjuiste binder te zijn, met alle vertraging en gevolgen van dien. Ik denk dat je je wel kunt voorstellen dat het werk er zo niet leuker op werd. Tijd om dit aan te pakken!

Stap 1 – Digitalisering

Verandering kost tijd, maar levert mooie dingen op. Het begint met het digitaliseren van de journaalposten stroom. Vol goede moed zijn we gestart, met in het vooruitzicht een gestroomlijnde en toekomst bestendig proces. De archiefkasten werden vervangen door een lokale server met overzichtelijke digitale documentatie. Hierbij is niet alleen gekozen voor een korte termijn aanpak, maar vooral een focus op de toekomst. Bij het maken van beslissingen zijn wetgevingen nagegaan, structuren met elkaar besproken en handleidingen opgesteld. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een opzet welke de komende tien jaar mee kan.

Stap 2 – Standaardisering

Stap één was hiermee gezet, maar om nog meer tijd te besparen en de kwaliteit van ons werk te verhogen, waren er aanvullende stappen nodig. Zowel de documentatie als de aftekening van de boekingen moesten aan elkaar gelijkgetrokken worden. Dit betekende achtereenvolgens een plan van aanpak, implementatie, communicatie en monitoring.

Dit hebben we als team opgepakt, waarbij we kritisch hebben gekeken naar onze processen. Een standaard template heeft bijvoorbeeld gezorgd voor een vaste basisstructuur. Verdere aanscherping van de regels rondom bijgevoegde documentatie was nodig voor kaders. Daarnaast hebben we gezorgd voor handtekeningen via PDF, voor een juiste en volledige aftekening van de journaalpost.

Stap 3 – Automatisering

Met deze stappen creëerden we de mogelijkheid om verder te gaan kijken. Hier kwam het automatiseren aan bod. Via een cloud-based oplossing hebben we het automatiseren van de boekingen kunnen realiseren. De fundering hadden we al voor onszelf gecreëerd. Het was een kwestie van inrichten, en de volgende stap was gezet.

Je moet je voorstellen dat nog geen twee jaar geleden journaalposten handmatig werden afgetekend. Inmiddels is er een gestroomlijnd proces, waarbij de Finance manager de relevante journaalposten eenvoudig via zijn mailbox kan aftekenen. De kwaliteit van het werk is vooruitgegaan, het plezier in ons werk is vergroot en de overgebleven tijd kan besteed worden aan andere trajecten.

Stap 4 – Robotisering

Misschien wel de spannendste stap moest toen nog gezet worden, namelijk het kijken of robotisering een optie is. In dit geval gaat het om een software tool waarbij boekingen niet meer handmatig in de cloud-based oplossing verwerkt hoeven te worden. Elke persoon die de verantwoordelijkheid heeft kan zijn of haar journaalpost per mail aanleveren aan de Bot. Deze software tool neemt vervolgens de gehele verwerking en communicatie voor zijn rekening.

Om dit te realiseren begonnen wij met het uitwerken van het script, waarin stap voor stap staat beschreven welke stappen de Bot moet uitvoeren om het gewenste resultaat te bereiken. Het script is een cruciale stap en vormt de basis voor de programmeurs om de implementatie te realiseren. Zo simpel als dit klinkt, is de realiteit niet. Het luistert heel nauw. Op dit moment zitten wij in het eindtraject van de implementatie.

Zodra deze laatste stap is afgerond kunnen we voortborduren op de volgende voordelen:

• Het verwerken van de journaalposten is niet meer de verantwoordelijkheid van onze afdeling, waardoor veel tijd wordt bespaard. Dit loopt op tot een FTE per maand. De FTE kan gebruikt worden voor data-analyse en kwaliteitswaarborging van het proces.
• Verwerking van journaalposten voldoet beter aan de kwaliteitsnormen, doordat standaarden beter gezet kunnen worden en controles beter ingebouwd kunnen worden.
• Verwerking van journaalposten gaat met 25% sneller, waardoor informatie sneller beschikbaar is en beslissingen accurater genomen kunnen worden.

‘Verander wat je niet kunt accepteren, maar accepteer wat je niet kunt veranderen.’

Samenvattend kan de huidige technologie ervoor zorgen dat persoonsgerichte en altijd up-to-date informatie gecreëerd kan worden, welke het maken van cruciale beslissingen makkelijker, completer en beter te onderbouwen maakt.

In het laatste deel van deze content serie zoomen we dieper in op datavisualisatie tooling, waarmee je een verdere verdiepingsslag kan maken op het gebied van automatisering. Hoe kan snelle stuurinformatie gecreëerd worden met behulp van technologie? En waarom is dit van levensbelang in de sector waarin ik werk?

Over de schrijver van deze blog

Gedurende zijn studie Bedrijfseconomie ging Kevin Knaapen tien jaar geleden bij BAS Consultancy aan de slag. Hij werkt op projectbasis bij allerlei opdrachtgevers als Finance Consultant. Via een aantal mooie tussenstappen is hij doorgegroeid naar de rol van Interim Finance manager binnen één van de ontwikkelaars van een COVID-19 vaccin, Johnson & Johnson. Een functie waarin hij zichzelf niet alleen kan ontwikkelen door het volgen van trainingen bij Creating Insights (het opleidingsinstituut voor financials), maar waar ook duidelijk naar voren komt dat zijn kennis over technologie een grote meerwaarde heeft voor de klant.