Een ERP-implementatie in finance en compliance wordt vaak gepresenteerd als dé manier om financiële processen te stroomlijnen, risico’s te beheersen en transparantie richting toezichthouders te vergroten. In de praktijk blijkt echter dat veel ERP-trajecten in overheid en zorg hun doelstellingen niet volledig realiseren. Vooral binnen finance en compliance ontstaan valkuilen die lastig te herstellen zijn: gebrekkige datakwaliteit, onvoldoende ingerichte interne controles of compliance-eisen die pas laat worden meegenomen.
Het gevolg? ERP-systemen die niet voldoen aan wet- en regelgeving, rapportages die worden afgekeurd door toezichthouders en herstelprojecten die tijd en geld kosten. Voor bestuurders en managers leidt dit tot vertraging, verlies aan vertrouwen en een groter risico op non-compliance. Succes vraagt daarom om inzicht in de belangrijkste valkuilen van een ERP-implementatie finance & compliance en om een aanpak waarin deze vanaf de start structureel worden voorkomen.
Binnen ERP-implementaties bij de overheid en ERP-trajecten in de zorg spelen extra complexiteiten. Organisaties opereren in een omgeving waarin wet- en regelgeving continu verandert (WNT, WTZi, Wwft), financieringsstromen divers zijn en de maatschappelijke druk op verantwoording toeneemt.
De meest voorkomende valkuilen zijn:
2. Geen single source of truth
In veel publieke instellingen en zorgorganisaties ontstaat een lappendeken van systemen waarin gegevens meervoudig worden ingevoerd. Dit belemmert consistentie en leidt tot discussies over welke data leidend zijn. Met SAP S/4HANA finance kan één centrale bron van waarheid worden gerealiseerd, mits processen en governance vanaf het begin goed zijn ingericht.
3. Complexe processen en gefragmenteerde ERP-landschappen
Door fusies, overnames en groei zijn veel organisaties uitgekomen op complexe IT-landschappen. Handmatige processen en maatwerk vergroten de foutgevoeligheid en vertragen compliance-rapportages. Succesvolle ERP trajecten in de zorg en ERP-implementaties bij de overheid vragen daarom om vereenvoudiging en standaardisatie.
ERP compliance wordt vaak pas laat in projecten meegenomen. Dat is riskant, zeker gezien regels als WNT, WTZi en Wwft. Zonder tijdige inrichting van functiescheiding, audit trails en sectorspecifieke rapportages voldoet een systeem niet aan de eisen van toezichthouders. SAP S/4HANA compliance biedt hiervoor krachtige functionaliteit, maar alleen als deze vanaf de start goed wordt ingericht.
5. Veranderingsproces zonder goed management
Een ERP-implementatie finance & compliance is geen puur IT-project, maar een organisatiebrede verandering. Zonder verandermanagement, training en duidelijke governance blijven medewerkers terugvallen op oude werkwijzen. Het succes van een ERP implementatie overheid of een ERP traject zorg hangt dus net zozeer af van leiderschap en samenwerking als van technologie.
Dialoog op alle niveaus: van bestuur tot werkvloer, zodat de oplossing niet alleen strategisch klopt, maar ook praktisch werkbaar is.
Eigenaarschap bij medewerkers: gebruikers worden actief betrokken om adoptie en draagvlak te waarborgen.
Sterke financiële verankering: commitment van de financieel directeur is essentieel om de implementatie succesvol te maken.
Ruimte voor tegenspraak: door kritisch te luisteren naar risico’s en bezwaren verkleinen we de kans op kostbare fouten.
Duurzame borging: kennis en documentatie worden verankerd in de organisatie, zodat afhankelijkheid van externe partijen wordt voorkomen.
Met deze aanpak realiseren wij niet alleen succesvolle ERP-trajecten in zorg en overheid, maar creëren we ook blijvende waarde voor finance en compliance.
Een ERP-implementatie is nooit een doel op zich. Het is een middel om uw organisatie beter bestuurbaar en toekomstbestendig te maken. Lees verder over onze expertisegebieden in Finance & Control en Audit & Compliance.
Een succesvol traject begint met de juiste aanpak. Of u nu een ERP implementatie wilt starten of een migratie naar SAP S/4HANA finance en compliance overweegt: een zorgvuldig ERP stappenplan helpt om finance en compliance vanaf het begin centraal te stellen en zo valkuilen te vermijden.
Bent u benieuwd wat dit kan betekenen voor uw organisatie in de zorg of publieke sector? Plan gerust een vrijblijvend kennismakingsgesprek.