Een gezonde financiële huishouding is een must voor NGO’s. Rico Borst werkt aan duurzame oplossingen in automatisering van interne procedures, controlling en audits. Dat is meer dan alleen systemen en processen herzien en digitaliseren. ‘Om een organisatie toekomstbestendig te maken, moet je mensen meekrijgen.’

Sinds twee jaar is Rico Borst financial in de NGO-sector, met herstructurering en automatisering van administratieve systemen als specialiteit. Een stevige administratie, meer structuur en de juiste verantwoording van geldstromen zijn voorwaarden voor het goede werk van een NGO. Al zijn ze niet vanzelfsprekend. ‘Vroeger waren administraties bij NGO’s best wel houtje-touwtje, al maken ze heus slagen. Maar ik zie ook dat automatiseringsoplossing op het implementatie vlak nog wat te kort schiet, hier moet dus kritisch naar worden gekeken, vertelt Rico.

Controle

Als financial van BAS kun je het verschil maken in automatisering en professionalisering. Maar dat betekent niet simpelweg een nieuw systeem het kantoor inschuiven. ‘Zulke processen brengen altijd verandering met zich mee. Voor nieuwere generaties is dat misschien geen probleem. Maar mensen die al twintig jaar voor een organisatie werken, hechten aan hun excel-sheet en uitgeprinte facturen. Als dat in hun systeem zit, maakt het niet uit met welke verandering je komt. Dit brengt soms weerstand met zich mee. Medewerkers verliezen een stukje van hun controle.’

Rico laat graag zien wat de vernieuwing hen gaat brengen. Waarbij het in zijn ogen niet nodig is om meteen met een totaaloplossing te komen. ‘Als je in één keer overstapt van een papieren naar een digitaal systeem, verlies je de mensen die ermee moeten werken vrijwel altijd uit het zicht. Je kunt beter een tussenstap inbouwen, zoals het digitaliseren van een deel van het werkproces.’

Mensenwerk

‘Je staat naast de mensen in plaats van erboven. Dat vind ik echt mooi, het is mensenwerk. Je neemt mensen voortdurend mee in de achterliggende gedachte van een nieuw systeem of proces. Laat ze zien wat ze ervoor terugkrijgen. Bijvoorbeeld dat ze meer tijd hebben voor andere dingen. Anders neemt de acceptatiegraad af.’

Rico leert zelf ook elke dag weer bij als consultant bij een NGO. ‘De mensen die hier werken zijn uitgesproken, hebben een duidelijke kijk op de wereld. Ik vind het indrukwekkend hoe ze hier gepassioneerd over programma’s in ontwikkelingslanden praten. Het gaat vaak ook om zaken met verschillende consequenties. Als wij een betaling doen naar een land en in de omschrijving staat bijvoorbeeld de term lhbtq, dan kunnen de gevolgen voor de ontvanger vreselijk zijn. In dat opzicht zijn mijn ogen echt geopend sinds ik dit werk doe.’

Verantwoording van de financiën 

Rico helpt NGO’s verder door als financial goed te kijken naar de verantwoording van geldstromen. ‘Donoren hebben recht om te weten wat er met hun geld gebeurt. Je hebt de plicht om dit goed aan te leveren. Daar hangt nieuwe funding ook weer van af. Elk bonnetje, elk uur dat we schrijven, het moet goed in de boeken. Misschien klinkt het soms suf, zulke financiële processen optimaliseren, maar het hoort ook bij het financiële geweten dat je bent voor een NGO. Als je niet goed rapporteert en analyseert, kun je ook niet sturen op financiën. En loop je kans dat je inkomsten teruglopen.’

‘Je leert hier ontzettend veel. Je werkt aan een puzzel waar je zelf de puzzelstukjes voor moet bedenken. Waarbij je voortdurend je soft skills gebruikt. Soms is het echt verandermanagement. Een jaarrekening in elkaar zetten of een audit doorkomen kun je via training wel leren, maar op de werkvloer merk je pas echt hoe je mensen meekrijgt.’