opdrachtgever : KPN
Wie op bezoek gaat bij KPN in Den Haag moet goed weten waar hij heen moet. Het bedrijf heeft namelijk niet één gebouw, maar een heel plein vol panden tot zijn beschikking. Het lijkt wel een dorp. Alle kantoren zijn gevuld, overal krioelen mensen door elkaar.
KPN is
big business. Dat die big business ook administratief in goede banen moet worden geleid, daar weet Domien van Gils alles van af. Hij is Manager Accounting & Reporting bij KPN en vertelt: “Sinds 2005 is er hier behoorlijk wat veranderd. In dat jaar is KPN begonnen met een Shared Service Centre (SSCA) voor de hele financiële administratie. Onze afdeling Accounting & Reporting maakt daar onderdeel van uit, samen met de Financiële Administratie, de Debiteuren-, Crediteuren- en de Projectenadministratie.” De afdeling waar Van Gils verantwoordelijk voor is, bestaat uit een viertal teams, namelijk: het Vaktechnisch Bureau waar gecompliceerde accounting vraagstukken worden uitgedokterd, de Administratie van KPN BV waar onder meer de inrichting van het grootboek en activa registratie onder valt, het Kenniscentrum Materiële Vaste Activa die o.a. verantwoordelijk zijn voor de onderbouwing van de materiële vaste activa van KPN en ten slotte de Deelnemingenadministratie waarover later meer.Bemind
In totaal werken er bij Accounting & Reporting (A&R) 15 mensen vast en zijn er daarnaast nog 7 ingehuurd. “Dat moet ook wel, want er is heel wat werk aan de winkel”, aldus Van Gils. “Het zijn drukke tijden geweest. Vroeger hadden alle
business lines binnen KPN hun eigen financiële administratie. Nu valt dat allemaal onder het verzorgingsgebied van het SSCA.” Dat betekent dus ook dat veel informatie binnen KPN op een handige en uniforme manier verwerkt moet gaan worden. Daar kan Business Intelligence bij helpen. “Momenteel is KPN alle informatiesystemen aan het doorlichten. We proberen zo veel mogelijk te uniformeren en te standaardiseren. Per 1 juni dit jaar zijn vier afzonderlijke Oracle ERP omgevingen gemigreerd naar één Oracle E-Business suite. Daarmee is een belangrijke efficiencyslag gerealiseerd.” Een ander voorbeeld in dit kader is de KPN brede invoer van Oracle Project Accounting (PA) en Fixed Assets (FA). Zo worden bijvoorbeeld de verplichtingen die zijn aangegaan voor duurzame bedrijfsmiddelen automatisch gematcht met de geregistreerde levering en ontvangen facturen. Na deze driewegmatching wordt, na het gereed melden van het project in PA, automatisch FA gevoed en doorgeboekt naar GL. Al met al zijn dit essentiële stappen in de uitrol van een ERP omgeving. Dat klinkt heel eenvoudig. Van Gils: “Dat is het misschien ook wel, als ik kijk naar de implementatie en migratie naar FA binnen A&R, maar de invoer van zo’n systeem heeft toch heel wat voeten in de aarde. Het moeilijkste is om iedereen mee te krijgen en ervan te overtuigen dat dit systeem beter is dan het oude. Deze verandering raakt echt de hele financiële kolom, ook mensen die misschien helemaal niet zo veel met cijfers hebben. Zo’n manager is gewoon bezig met de uitvoer van een project en staat heel ver van de financiële business. Maar door deze veranderingen krijgt hij er wel mee te maken.” Vandaar ook dat het heel belangrijk is goed te communiceren over de toegevoegde waarde van het nieuwe systeem en het efficiencyvoordeel dat er te winnen valt. “Als je dat helder uitlegt, snappen mensen het wel. Tja, wat nieuw is, is nog niet meteen bemind, dat is altijd zo. Maar ik weet zeker dat het systeem zich gaat bewijzen,” aldus Van Gils.Strikt
Op diverse plekken binnen de organisatie hebben BAS -consultants een rol gespeeld om het proces naar deze efficiëntere administratievoering te stroomlijnen. Een onderdeel dat speciale aandacht hierbij verdient is de Deelnemingenadministratie. Van Gils vertelt: “Daar zitten veel specialisten van buiten, omdat we bij die administratie nog verder gaan dan we normaal al doen.” KPN koopt geregeld onderdelen van kleine innovatieve bedrijven of zelfs hele bedrijfjes op en biedt vervolgens aan om ook de administratie over te nemen. “Meestal zijn de mensen van die bedrijfjes daar natuurlijk maar wat blij mee.”Al die verschillende administraties vallen onder de Deelnemingenadministratie. “Zo’n administratie is vaak op eigen wijze door één of twee mensen van zo’n bedrijfje opgezet. Onze medewerkers dienen de administraties te toetsen aan de uitgangspunten en accounting principles van KPN, waarna het administratief invaren van de nieuw verworven deelneming kan beginnen. Het uiteindelijke doel is om deze administraties te migreren naar Oracle.” En dat is dikwijls een grote verandering. Van Gils: “Met name in de tijdlijn voor de maandelijkse afsluiting van het grootboek zit vaak een verschil. Bij ons moeten de KPN-administraties in Oracle GL op werkdag 5 zijn afgesloten, waarna de consolidatie op KPN niveau kan plaatsvinden. De deelnemingen, waar wij de administratie voor voeren, worden in eerste instantie gemigreerd naar het webbased boekhoudpakket Exact online en moeten daarnaast voldoen aan de tijdlijnen van KPN. De meeste kleine bedrijven zijn een stuk minder strikt in die timing. Daar moeten onze mensen dus bij helpen.” Het is daarbij van belang dat er op de deelnemingenadministratie mensen zitten die zowel verstand van grootboeksystemen als van het MKB hebben. “Onze collega van BAS , Marcel Krul, past precies in dit plaatje. Hij heeft de kwaliteit in huis om samen met de andere collega’s ervoor te zorgen dat de administratie van zo’n nieuw bedrijfje snel kan meedraaien in de KPN omgeving. Dat is belangrijk, want hoe eerder wij al die administraties kunnen uniformeren, hoe kostenbesparender het is.”
In control
Maar niet alleen kostenbesparing is een reden waarom er zo hard wordt gewerkt om de administratie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Van Gils: “Het is onze uitdaging om het hele proces van administratie steeds meer te versnellen. Wij willen straks het werkveld Finance zo georganiseerd hebben, dat we eerder naar buiten kunnen komen met onze kwartaal- en jaarcijfers. Door als één van de eerste grote beursgenoteerde bedrijven met die cijfers te komen, laat je de buitenwereld zien dat je alle processen goed onder controle hebt. Je bent
in control. En dat is wat de stakeholders van KPN ook graag zien.” De afgelopen jaren heeft KPN al zijn goede wil hierin getoond. “We zijn inmiddels al enkele plaatsjes opgeschoven in de rij van bedrijven die zo snel mogelijk met hun cijfers naar buiten treden. Maar het kan altijd beter, stilstaan is geen optie. Met behulp van al deze veranderingen moet dat lukken.”